Газета «Волжский университет»

10 марта в России отмечается День архивов - «день порядка и системы». Однако ошибочно думать, что архив - это всего лишь хранилище документов. Мы встретились с заведующей канцелярией ВУиТ Людмилой Вячеславовной Журавлевой и поговорили о том, как организована работа нашего архива.

– Людмила Вячеславовна, позвольте поздравить вас с профессиональным праздником. Как отмечаете?
– Отмечаем работой, поскольку у нас нет времени на празднование: очень много текущих дел. Поздравляем друг друга, если можно так сказать, в рабочем порядке. К сожалению, в нашем обществе в последнее время сложилось отношение к архивам как к чему – то малозначительному, неважному. Но ведь архив – это ретроспектива истории. Можно сказать, что история нашего вуза хранится в архиве.

– Вы работаете в вузе с момента его основания?
– Это не совсем так, поскольку университет был основан в 1995 году, а я начала работать с 1 сентября 1997 года. Фактически на момент моего поступления на работу были две штатные единицы: ректора и заведующего канцелярией, остальные сотрудники работали по совместительству. Поэтому именно с 1997 года первый ректор университета В. И. Столбов приступает к реорганизации и формирует команду единомышленников.

– Значит, основной штат сотрудников начинает складываться с 1997 года. Как проходил этот процесс?
– Методом проб и ошибок. С 1997 года начинает формироваться костяк, основа коллектива университета. Очень много у нас сотрудников, которые работают с этого времени: С.В. Краснов, А.В. Шуструйский, Л.С. Панова, ваш покорный слуга, много преподавателей. При В.А. Якушине, который стал ректором в 2000 году, произошел функциональный рост вуза: стали ставиться новые задачи, появились другие возможности. ВУиТ начал интенсивно развиваться, и в городе появился большой классический вуз.

– Сколько факультетов включала структура вуза?
– Было организовано всего два факультета – экономический и гуманитарный. На гуманитарном факультете было четыре кафедры: права, иностранных языков, актерского мастерства, философии и истории. Экономический факультет был представлен кафедрами маркетинга, экономики, экономической информатики. В 1998 году от гуманитарного отсоединился юридический факультет, затем от экономического – в 2000 году факультет информатики и телекоммуникаций. В 1999 году были созданы экологический факультет и факультет непрерывного образования. В 2003 году – колледж Волжского университета, который в 2009 году был преобразован в факультет среднего профессионального образования. Таким образом, на сегодняшний день ВУиТ представлен шестью факультетами.

– Для такого развивающегося организма нужны были территории. Скажите, откуда начиналась история вуза?
– Вначале использовались площади Тольяттинского политехнического института. Затем в 2000 году взято в арену здание общежития на ул. Белорусской, 31, которое было хорошо отремонтировано. В нем вуз располагался два с половиной года. С большой теплотой я вспоминаю именно это время. В.А. Якушин уже был избран ректором, и он построил работу так, что мы стали единым организмом, семьей. Затем вуз приобрел здания на ул. Ленинградской, 16; Советской, 74а; Белорусской, 6а. Корпус на Белорусской был четырехэтажным, затем были надстроены еще два этажа, произведен серьезный ремонт, перепланировка. Все это с большими затратами и усилиями, но тем не менее на сегодняшний день вуз имеет определенные площади, которые устраивают не только наших студентов и преподавателей, но и соответствуют всем аккредитационным показателям. Кроме того, вуз имеет и две образовательные площадки в Сызрани и Жигулевске.

– Людмила Вячеславовна, вы занимаетесь и педагогической деятельностью. Не могли бы вы рассказать, какие дисциплины вы читаете?
– С 2003 года преподаю на факультете непрерывного образования, участвую в подготовке специалистов кадрового профиля. За это время специальные курсы прошло около 400 слушателей. С одной стороны, цифра кажется небольшой, но в масштабах нашего города такое количество дипломированных специалистов – это большая сила. Кадровиков готовят редко, специальность эта трудоемкая. Чтобы обучить хорошего специалиста по кадрам, нужно много сил, и наш вуз дает такие знания. Я читаю дисциплину «Кадровое делопроизводство», которая включает и юридические, и экономические аспекты. Дисциплина эта емкая, она требует серьезной подготовки. Приходится анализировать большое количество специальной литературы. Дело в том, что сфера кадрового делопроизводства постоянно меняется, появляются новые нормативные документы и требования.

– Что включает в себя ваша профессиональная деятельность?
– Канцелярия не должна быть рюкзаком на спине руководителя, который он носит на себе и порой не знает, что в нем находится. Наша задача – сделать так, чтобы вся информация, которая поступает в вуз, превратилась в маленькую записную книжку, которая хранится у него в кармане. Мы должны быть хорошими помощниками руководителя, сочетать в себе целый набор качеств: обладать цепкой памятью, пунктуальностью, умением правильно распределять свое внимание, бесперебойно поддерживать работу документационного оборота вуза, быть готовыми к встрече с любыми посетителями. Ведь к нам приходят самые разные люди: родители, бабушки, дедушки и т.п. С такими людьми нужно уметь работать. Нужно быстро адаптироваться, переключаться с одного вида деятельности на другой, порой приходится делать 24 дела. Мы приобрели навык одновременно выполнять несколько поручений руководителя. Нужно быть осторожным и осмотрительным в конфиденциальных вопросах.

Считаю, что работник канцелярии и архива должен уметь создать хорошую рабочую атмосферу, лишенную нервозности, быть доброжелательным, с немалой долей юмора относиться к конфликтным ситуациям, быть неплохим психологом. Приходится сочетать интеллигентность с достаточно жесткой требовательностью, когда это касается непосредственно работы. Иметь свое мнение, уметь правильно его высказать, обосновать и отстоять. В некоторых ситуациях полностью пожертвовать своим личным временем, довести дело до конца с минимальными потерями.

Все эти качества формируются в процессе постоянного самообучения, самообразования. Одним словом, нужно уметь быть незаметным и одновременно незаменимым, не дать руководителю утонуть в текущих документах.

– Какого рода это документы?
– Совершенно разные. От различных рекламных предложений до рабочих документов, исходящих от министерства образования, его ведомств, департаментов, агентств и т.д. И тут нужно сказать, что, например, восемь – десять лет назад такого количества бумаг просто не было. Сейчас любое подразделение министерства присылает запросы, которые порой дублируют друг друга. Для того чтобы разобраться в них и подготовить соответствующую информацию, приходится тратить много времени и усилий. К тому же нужно хорошо знать функциональные обязанности сотрудников структурных подразделений, чтобы правильно организовать направленность документопотоков.

– Какой объем документов вмещает архив университета с 15 – летней историей?
– Можно сказать только приблизительно. Думаю, что более 100 тысяч единиц хранения. К особенно важным, судьбоносным для нашего вуза нужно отнести учредительные документы: уставы, свидетельства. Но основными, конечно же, являются свидетельство об аккредитации и лицензия на право ведения образовательной деятельности.

Чтобы разобраться в этом объеме информации, необходима четкая систематизация и классификация. Например, стеллажи, которые вы видите в этом кабинете, сделаны специально по нашим эскизам. За счет этого мы не только максимально используем пространство, в результате чего каждый сантиметр кабинета работает на нас, но и абсолютно точно распределяем документы: все под рукой, все прослеживается. Это особенно важно, когда работы становится очень много и технической, и документационной. Я имею в виду государственную аккредитацию и лицензирование. Приходится поднимать информацию за прошедшие годы: порой для создания одного документа приходится «перелопатить» кубометр других.

Я уверена, что для оптимальной работы архива нужны дополнительные площади. Наш вуз растет и развивается, а это означает, что документы, срок хранения которых 75 лет, будут только прибывать. Тем более что в архиве находятся не только входящие и исходящие документы, но и материалы отдела кадров, вся учебная документация и т.д. Каждый год прирост по архиву составляют документы, которые заполняют стеллаж размером примерно 2,5 на 6 метров – это 15 квадратных метров документов!

– Имеются ли компьютерные системы архивации?
– Такие программы существуют, но на сегодняшний день бумажный носитель не упразднен. Поэтому двойную работу мы пока не делаем. Что – то мы сохраняем на компьютерных носителях. Но любая проверка потребует конкретную бумагу с печатями и подписями. Кроме того, электронный архив подразумевает систему защиты, которая бы смогла уберечь его от нежелательного проникновения хакеров. Вся наша история – в этих красивых папках. И пока я помню, где какой документ находится.

– Не припомните ли курьезные истории?
– В нашей работе без таких историй не обойтись. Бывает, что к нам приходят посетители, которые требуют какие – то конкретные документы, а потом выясняется, что они пришли не в Волжский университет, а в Тольяттинский госуниверситет. Путают вузы, ориентируясь на слово «университет» в названиях. Довольно часто приходят к нам бабушки и дедушки просить за своих внуков – студентов, например за лицензией. Спрашиваем: «Ну что же вы сами пришли, а где же ваш внук?» А они отвечают: «Ну как же, ему все некогда – то учится, то работает».

Как – то раз пришла пожилая женщина 82 лет и поинтересовалась, каким является верхний возрастной порог для поступления в наш вуз. Оказалось, что она хотела сама поучиться.

– Что у вас вызывает чувство гордости за вуз?
– Наш город небольшой, все, как это принято говорить, друг друга знают. И когда ты слышишь от кого – то, что он выпускник Волжского университета, это очень радует. Тем более что почти все дипломы, которые ребята получают, выписаны моей рукой. Если все документы заполненной частью сложить в одну поверхность – это составит 13 футбольных полей.

Мне нравится наш работоспособный, горящий одним делом коллектив, который многое может сделать, если его правильно направить, что хорошо удается В.А. Якушину. С такими людьми приятно работать. Это тоже вызывает чувство гордости.

ВУиТ входит в четверку лучших вузов города. Изначально была установка на доступное образование. Университет ориентирован на то, чтобы среднестатистическая семья была в состоянии дать своим детям качественное высшее образование. Стоимость обучения средняя, и эту планку вуз старается держать даже в кризисный период.

– Людмила Вячеславовна, а как вы отдыхаете?
– Я не умею отдыхать. Например, во время отпуска постоянно думаю о работе. Вы знаете, я никогда не связывала свою профессиональную судьбу со сферой образования, но очень рада, что попала в Волжский университет. Я люблю свою работу, а маленькие ежедневные победы радуют и приносят чувство удовлетворенности!

Дарья ЛОСКУТОВА

Просмотров: 3434

« Все статьи